Bei der Einrichtung der Plattform können Sie sämtliche KPIs und andere zu verfolgende Projektdaten Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen.
Mit Napta können Sie Ihre jährlichen Mitarbeitergespräche und Beurteilungen am Ende des Arbeitsverhältnisses direkt auf der Plattform durchführen. Dementsprechend können Sie im Vorfeld Vorlagen für Beurteilungsformulare erstellen und deren Versand an Ihre Mitarbeiter planen. Sie können auch automatische Erinnerungsmails programmieren.
Ja, Sie können Benachrichtigungen über Änderungen, die während eines Projekts vorgenommen werden, erhalten. Wie bei den Berechtigungsoptionen zur Einsicht oder Bearbeitung, legen Sie genau fest, wer wann welche Benachrichtigungen erhält. Beispielsweise können Sie festlegen, dass Mitarbeiter, deren Staffing-Zeitraum sich im Laufe des Projekts ändert, eine automatische Benachrichtigung erhalten.
Für den Export von Berichten und Daten stehen derzeit zwei Formate zur Verfügung: .xslx (Excel) oder .csv.
Alle in Napta enthaltenen Daten sind exportierbar und können von Datenmodellierungs- und -analysetools genutzt werden. Zusätzlich zu den auf der Plattform verfügbaren Berichten können Sie Napta mit Ihren BI-Tools verbinden, um spezifische Reportings zu erstellen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Mit Napta können Sie Weiterbildungskataloge importieren und managen. Im Tool werden Fortbildungsangebote wie Projekte verwaltet. Ihre Mitarbeiter können zur Verfügung stehende Schulungen sehen und ihr Interesse signalisieren (über das Projekt-Like). HR Manager können Mitarbeitern auf Grundlage ihrer Kompetenzen, Laufbahn und Positionierungswünsche passende Schulungen zuordnen.
Sie können Ihren Kompetenzkatalog direkt aus einer Excel-Datei integrieren.
In Napta kann das jeweilige Kompetenzniveau von zwei Seiten aktualisiert werden. Mitarbeiter können ihre Kompetenzen selbst eintragen und ihr Niveau selbst einschätzen. Im zweiten Schritt kann das Kompetenzlevel durch die Bewertung eines Kollegen oder eines Managers "bestätigt" werden, z. B. im Rahmen der Jahres- oder Projektabschlussbewertung.
Exportieren Sie die Lebensläufe Ihrer Mitarbeiter in dem Format, das Ihren Bedürfnissen und den Anforderungen Ihrer Kunden entspricht: PDF, WORD oder PPT. Das Template wird in jedem Format beibehalten.
Alle Mitarbeiter, die für das Projekt-Staffing zuständig sind, können die Simulationen nutzen. Die Freischaltung kann Ihren Bedürfnissen und Prozessen angepasst werden. Beispielsweise ist es möglich, die Projekt-Staffing-Simulationen für Projektmanager zu aktivieren, um Szenarien für Ihre Teamaufstellung zu visualisieren. Der/die Projekt-Staffing-Verantwortliche kann diese Vorschläge daraufhin je nach Anforderungen bestätigen oder ablehnen.
Ihr Talentpool kann über die Verbindung zwischen Napta und Ihrem ERP- oder HRIS-System eingerichtet werden. In diesem Fall können Sie die Profile über den Import von Flat Files oder von Lebensläufen erstellen. Wir empfehlen unseren Kunden jedoch, Napta mit ihren Personalmanagement-Tools zu verbinden: Die Informationen dieser Tools können automatisch von Napta abgerufen werden, wodurch Doppelerfassungen vermieden und die Datenkonsistenz zwischen den verschiedenen Systemen sichergestellt werden kann.
Bei Napta haben wir den Anspruch, die Plattform äußerst flexibel zu gestalten, insbesondere was die Rechte zum Lesen/Bearbeiten von Staffing-Anträgen betrifft.
Normalerweise sind es die Mitarbeiter, die für die Besetzung zuständig sind, die die Ressourcenanfragen von Managern einsehen und mit ihnen interagieren können. Es ist jedoch auch möglich, Ihren Mitarbeitern Einblick in die Anfragen zu gewähren, ohne dass sie darauf reagieren können.
Wenn Sie in Napta eine personelle Ressourcenanfrage stellen, müssen Sie folgende Kriterienfelder ausfüllen:
Obwohl alle Kriterien optional sind, empfehlen wir Ihnen, möglichst genaue Projekt- Staffing-Anfragen zu stellen, um die für Ihren Auftrag am besten geeigneten Mitarbeiter zu finden. Sie können beliebig viele Kriterien hinzufügen, um die Plattform Ihren Bedürfnissen anzupassen.
Napta kann sich mit Ihrer API verbinden, um Daten abzurufen oder zu übertragen. Auch der Austausch von Flat Files ist möglich. Sie haben die Wahl, sich mit unserer API zu verbinden, um sich mit der Napta Software zu verknüpfen.
Bei Napta haben wir den Anspruch, die Plattform äußerst flexibel zu gestalten, insbesondere was die Lese-/Editierrechte der Kompetenzen betrifft. Jeder unserer Kunden kann im Vorfeld der Einführung die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte je nach Benutzertyp festlegen. Häufig haben bei unseren Kunden die Mitarbeiter Zugriff auf ihr eigenes Profil (Kompetenzen, zugehörige Bewertungen, Bewertungsverlauf) und auf die Profile der anderen Mitarbeiter, sodass ein effektiver Informationsaustausch möglich ist. Dennoch kommt es häufig vor, dass der Kunde möchte, dass ein Mitarbeiter nur die Kompetenzlabels auf dem Profil eines anderen Mitarbeiters derselben Besoldungsgruppe sieht, nicht aber die Bewertungen der Kompetenzen. Das Management und die Personalabteilung hingegen können in der Regel alles sehen. Manche Kunden verlangen auch, dass der Zugriff eines bestimmten Mitarbeiters nur auf die Profile der Mitarbeiter seiner Einheit / Business Unit beschränkt wird, was auf der Plattform ebenfalls möglich ist. Dies sind nur Beispiele für Verwaltungsregeln. Die Idee dahinter ist, dass die Plattform bei der Konfiguration dieser Rechte sehr flexibel ist.
Um zu sehen, welche Kompetenzen in Ihrem Unternehmen angespannt sind, können Sie unseren Bericht "Auslastungsverfolgung" verwenden. Dieser hebt auf einfache Weise die Kompetenzen hervor, deren Verfügbarkeitsrate am höchsten ist. Dies ermöglicht es Ihnen, Schulungs- und Einstellungspläne zu antizipieren. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zum Thema Kompetenzmanagement.
Die Napta-Lösung verfügt über eine sehr offene API und kann mit verschiedenen Systemen integriert werden: einem Personalregister, einem ERP, einem CRM, einem HRIS, einem Bewertungstool usw. ... Die in diesen Tools gehaltenen Informationen werden von Napta automatisch abgerufen, wodurch Doppelerfassungen vermieden werden und die Datenkonsistenz zwischen den verschiedenen Systemen gewährleistet ist.
Wir haben mehrere Kunden, die ihre Kompetenzkartierung hauptsächlich dazu nutzen, Teams für interne Projekte zusammenzustellen. Diese internen Projekte erfordern oft sehr unterschiedliche Kompetenzen und somit Profile, die in verschiedenen Einheiten vorhanden sind. Die Tatsache, dass wir über eine Kompetenzkarte und damit über eine Kompetenzmaschine verfügen, ermöglicht es uns, schnell die richtigen Profile für die Zusammenstellung der Teams zu finden und manchmal auch Einheiten zusammenzubringen, die dies vorher nicht getan haben.
Bei großen Unternehmen (> 500 Mitarbeiter) dauert es 5-6 Wochen vom Projektstart bis zur endgültigen Freigabe der Kompetenzkartierung. Bei kleineren Unternehmen kann dies in 3-4 Wochen abgeschlossen sein. Danach dauert die Kampagne zum Ausfüllen der Profile durch die Mitarbeiter in der Regel 3 Wochen, unabhängig von der Größe des Unternehmens.
Es ist durchaus möglich, externe Mitarbeiter (Bewerber, Freelancer, Partner ...) in Napta zu listen. Dies ermöglicht Ihnen, auf einfache Weise seinen Ressourcenpool aufzubauen. Bei einigen unserer Kunden machen externe Mitarbeiter bis zu 20 % der Nutzer des Tools aus. Bei externen Ressourcen ist es übrigens möglich, sehr schnell ihr Profil mit Kompetenzen und bisherigen Erfahrungen zu initiieren, indem man ihren Lebenslauf in das Tool importiert. Die Plattform ist in der Lage, einen Lebenslauf zu "lesen", um ein Profil sofort und automatisch zu vervollständigen.
Napta ist eher eine Software, die das HRIS ergänzt. Die Napa-Plattform ist spezialisiert auf :
- Staffing- und Kompetenzmanagement
- Projektmanagement
- Bewertungskampagnen / Feedback am Ende eines Projekts
- Karriereverfolgung des Mitarbeiters
- Lebenslauf-Export des Mitarbeiters.
Napta verfügt nicht über bestimmte Module, die für ein HRIS charakteristisch sind (Verwaltung der Mitarbeiterverträge, Verwaltung der Gehaltsabrechnung usw ...). Napta ist jedoch ein Tool, das sich fast systematisch in das HRIS des Kunden integrieren lässt, um automatisch Mitarbeiterdaten abzurufen und die Ein-/Austritte von Mitarbeitern im Unternehmen automatisch zu verwalten. Dadurch wird eine Doppelerfassung zwischen dem HRIS und Napta vermieden.
Tatsächlich verwenden mehrere unserer Kunden Napta auch als Ausbildungskatalog. Wir haben ein Modul "Projektmanagement", mit dem dieser Katalog erstellt werden kann. Zögern Sie nicht, unser Team zu kontaktieren, wenn Sie auch für dieses Modul eine Demonstration wünschen.
Auf Napta haben Sie die Möglichkeit, Benutzer neue Fertigkeiten vorschlagen zu lassen, die nicht in Ihrem Repository enthalten sind. Dazu können die Mitarbeiter, wenn sie ihre Kompetenzen aus ihren Profilen heraus angeben, eine fehlende Kompetenz in das Feld "Kompetenz hinzufügen" schreiben. Wir empfehlen unseren Kunden generell, diese Möglichkeit in den ersten zwei Monaten nach Eröffnung der Plattform offen zu lassen, um das Repository durch das Feedback der Nutzer zu vervollständigen. Nach Ablauf dieser Frist werden spontane Vorschläge und das Hinzufügen neuer Kompetenzen zum Repository regelmäßig im Laufe des Jahres Gegenstand von Umfragen und dedizierten Operationen.
Um Ihr Niveau in einer Fertigkeit zu aktualisieren, gibt es zwei Möglichkeiten.
- Sie können Ihre Selbsteinschätzung zu einer Fertigkeit jederzeit von Ihrem Profil aus ändern. Vom Reiter "Kompetenzen" aus klicken Sie auf die betreffende Kompetenz. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Diese Fertigkeit bewerten". Sie können dann die Note, die Sie sich selbst gegeben haben, ändern.
- Ihre Kompetenzstufen werden außerdem zu verschiedenen Zeitpunkten automatisch auf der Plattform aktualisiert:
▻ Nach einem Feedback von Ihrem Manager
▻ Nach einer Beurteilung am Ende eines Auftrags
▻ Nach einer jährlichen Beurteilung
In diesen drei Fällen müssen Sie von Ihrer Seite aus keine Manipulationen vornehmen. Die Aktualisierung wird automatisch durchgeführt, nachdem Sie die oben genannten Punkte bestätigt haben.
Ein Mitarbeiter kann seine Fähigkeiten jederzeit direkt aus seinem Profil heraus in Aspirationen umwandeln. Von der Registerkarte 'Kompetenzen' des Profils aus klickt er einfach auf die betreffende Kompetenz. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Kompetenz entwickeln". Die Kompetenz erscheint dann im Profil blau, ein Zeichen dafür, dass sie nun vom Algorithmus und den anderen Nutzern als Aspirationen identifiziert wird.
Um auf Napta einen Mitarbeiter mit einer bestimmten Kompetenz zu finden, nutzen Sie einfach die intelligente Suchmaschine. Geben Sie die entsprechende Kompetenz in die Suchleiste ein und der Algorithmus wird Ihnen Mitarbeiter vorschlagen, die sich mit der von Ihnen gesuchten Expertise auskennen.
Die Meldung von Kompetenzen, Fachkenntnissen und beruflichen Zielen erfolgt über das Profil eines Mitarbeiters. Von seinem Profil aus kann der Mitarbeiter auf das Kompetenzrepositorium des Unternehmens zugreifen. Er wählt die Kompetenzen aus, über die er verfügt. Anschließend muss er sich für jede Kompetenz anhand einer präzisen Bewertungsskala selbst einschätzen und erklären, ob er in Zukunft für diese Kompetenz mobilisiert werden möchte (und sie somit in ein Bestreben umwandelt), ob er im Gegenteil nicht für diese Kompetenz mobilisiert werden möchte oder ob er indifferent ist. Nach der Bestätigung erscheint die Kompetenz in seinem Profil und ist für andere Nutzer der Plattform sichtbar.
Nachdem Sie Ihre Kompetenzprofile mithilfe eines unserer Account Manager erstellt haben, kümmert sich unser Team darum, Ihren Kompetenzrahmen (mit allen Besonderheiten) in die Plattform zu integrieren.
Es ist möglich, den Mitarbeitern zu ermöglichen, ihr Interesse und ihre Bereitschaft, sich für ein Projekt zu positionieren, direkt in der Anwendung auszudrücken. Dazu geht der Mitarbeiter auf das Dashboard, von dem aus er die laufenden und anstehenden Projekte einsehen kann. Er kann sein Interesse an diesen sehr einfach durch "liken" der Projektkarte anzeigen:
Diese Informationen stehen dem Staffing Manager zur Verfügung, wenn er die Staffing-Anfragen der Manager beantwortet.
Auf Napta sind es die Staffing Manager, die die Positionierungen der Mitarbeiter in den verschiedenen Projekten bestätigen.
Bei Napta sind es die Manager, die ihre Staffing-Anfragen direkt von ihrer Projektkarte aus stellen.
Mit Napta haben Staffing-Manager einen umfassenden Überblick über die Profile von Mitarbeitern, die sich im Unternehmen befinden, unabhängig von ihren ursprünglichen Abteilungen/Business Units. Es ist daher sehr einfach, in Ihrem Unternehmen eine Cross-Staffing-Dynamik zu entwickeln, sowohl zwischen Abteilungen als auch zwischen geografischen Gebieten. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zum Thema Staffing auf Napta.
Es ist möglich, die Lebensläufe Ihrer Mitarbeiter an jede einzelne Aufgabe anzupassen. Wenn Sie den Lebenslauf/das Kompetenzpaket eines Mitarbeiters hochladen, werden Sie aufgefordert, die Informationen auszuwählen, die darin enthalten sein sollen: Kompetenzen, bisherige Projekte, Berufserfahrungen... Es liegt an Ihnen, die für den Auftrag relevantesten Elemente auszuwählen.
Napta ist zwar ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt, aber es ist dennoch möglich, einige der Informationen in der Anwendung zu nutzen, um Ihrem Kunden Ihren Vorschlag für ein Projektteam im Vorfeld des Auftrags zu präsentieren. Gehen Sie dazu einfach zu den Profilen der Mitarbeiter, die das Projektteam bilden, und laden Sie deren Lebenslauf / Kompetenzordner hoch. Alle aktuellen Lebensläufe und Kompetenzordner werden von der Plattform in Ihr Template exportiert.
Um verschiedene Staffing-Szenarien direkt in der Anwendung zu erstellen, müssen Sie nur Ihr Staffing bei der Beantwortung einer Staffing-Anfrage als "simuliert" bezeichnen.
So erscheint der ausgewählte Mitarbeiter im Projektteam und seine voraussichtliche Verfügbarkeit wird aktualisiert. Der Mitarbeiter erhält jedoch keine Benachrichtigung darüber, dass sein Staffing freigegeben wurde. Nur Manager und Staffing-Manager haben Zugriff auf diese Informationen.
Wenn Sie eine Staffing-Anfrage in PickYourSkills stellen, müssen Sie folgende Felder ausfüllen:
- Zeitraum(e), in dem/denen der/die Mitarbeiter/in gesucht wird
- Position und Seniorität - Gesuchte Kompetenzen
- Heimatabteilung
- Standort
- Vertragsarten (intern, extern, freiberuflich)
Obwohl alle Kriterien optional sind, raten wir unseren Kunden, möglichst genaue Staffing-Anfragen zu stellen, um den für den Auftrag am besten geeigneten Mitarbeiter zu finden.
Napta ist ein wertvolles Instrument für das Staffing-Management, insbesondere in Zeiten der Telearbeit, wenn die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter nur schwer zu überblicken ist. Mit Napta können Sie die tatsächliche und prognostizierte Verfügbarkeit Ihrer Teams unabhängig von ihrem Standort genau ermitteln.
Um in Napta ein Projektteam aufzubauen, können Sie in der Anwendung eine Projektkarte erstellen (die Projektkarte wird automatisch erstellt, wenn Napta mit Ihrem CRM verbunden ist). Von der Projektkarte aus äußern die Manager ihre Staffing-Anfragen und geben dabei Kompetenzen, Verfügbarkeit und andere Kriterien an. Diese Anfragen werden automatisch an den zuständigen Staffing-Manager gesendet. Anhand der vom Manager eingegebenen Kriterien schlägt der intelligente Algorithmus dem Staffing Manager die geeignetsten Mitarbeiter für die Zusammenstellung des Projektteams vor. Der Staffing Manager kann sich auch auf die Vorschläge des Managers stützen. Nach der Bestätigung wird eine automatische Benachrichtigung an alle betroffenen Personen gesendet. Ihr Projektteam ist nun auf der Karte des zugehörigen Projekts verfügbar!
Je nach Organisation der Einrichtung kann die endgültige Entscheidung vom Staffing Manager allein, in regelmäßigen Staffing-Meetings oder in dedizierten Gesprächen zwischen dem Staffing Manager und den Projektmanagern getroffen werden. Darüber hinaus werden vergangene Wünsche gespeichert, um nachvollziehen zu können, welche Mitarbeiter ihre Wünsche erfüllt (oder nicht erfüllt) bekommen haben. Diese Historie kann in die Gleichung für die Staffing-Entscheidung einfließen.
Jeder Napta-Kunde wendet seine eigene Methode an, aber viele unserer Kunden entscheiden sich dafür, die Mitarbeiter vor der endgültigen Besetzung zu informieren. Dieser Dialog ermöglicht es, die Gründe für die Besetzung zu erläutern, die Transparenz zu fördern und ein "wildes" Staffing zu vermeiden, bei dem sich die Frustration der Mitarbeiter kristallisiert.
Es ist möglich, eine direkte Verbindung zu einem CRM herzustellen, um automatisch Verkaufschancen und Projektinformationen (Budget, Termine, Zielgerät ...) abzurufen. Selbstverständlich ist es auch möglich, eine Verkaufschance manuell in das Tool einzugeben.
Mit Napta können Sie nämlich Änderungen, die während des Projekts auftreten können (Verzögerungen, neue Ressourcenanforderungen usw.), verwalten und einen ganzen Workflow für die Freigabe und automatische Benachrichtigungen damit verknüpfen. Mithilfe des Tools können Sie Ihre Teams einfach neu zuweisen und die Planung jedes Einzelnen aktualisieren. Sobald Sie die Änderungen vorgenommen haben, werden die neuen Verfügbarkeitszeiträume der Mitarbeiter sichtbar gemacht und es ist möglich, die Mitarbeiter neuen Projekten zuzuweisen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zum Thema Staffing auf Napta.
Ebenso wie die Kompetenzen wird auch die Verfügbarkeit der Mitarbeiter direkt im Tool verwaltet. Jede Besetzung eines Projekts durch einen Mitarbeiter wird mit einem Start-/Enddatum der Besetzung und einer Besetzungsquote verknüpft. Alle diese Elemente zusammengenommen und mit externen Daten (z. B. Urlaub) ergänzt, ermöglichen die Berechnung der voraussichtlichen Besetzungsquote jedes Mitarbeiters/der Einheit insgesamt. Hier ist die Verbindung mit Drittanbieter-Tools (HRIS, ERP, CRM) von unschätzbarem Wert und hilft, zahlreiche Doppelerfassungen zu vermeiden.
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Ihre Mitarbeiter können die für jedes ihrer Projekte aufgewendete Zeit direkt in Napta verbuchen. Sie können Napta auch mit Ihrem Zeiterfassungs-Tool verbinden und die von Ihren Teams erfassten Zeiten entsprechend exportieren.